CARA MEMBUAT MAIL MERGE DENGAN WORD DAN ACCESS

Selamat sore sahabat... KUMPULAN TIPS-TRIK KOMPUTER

Baiklah, kita mulai pada tutorial kali ini yaitu membuat sebuah surat otomatis atau Mail Merge dengan menggunakan dua program Microsoft Office 2007 yakni Microsoft Word dan Microsoft Access. Kedua program tersebut bisa kita manfaatkan untuk sebuah pekerjaan yang saling berhubungan. Namun sebelumnya saya ingin menjelaskan terlebih dahulu apa itu Mail Merge?? 

Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang diberikan Microsoft Office, khususnya Microsoft Office Word dimana fasilitas tersebut akan mempermudah pekerjaan kita khususnya bagi kita-kita yang bekerja dengan organisasi atau instansi yang berhubungan dengan kemasyarakatan. Satu contoh ketika kita harus membuat sebuah surat / keterangan lainnya, dengan nama, alamat, tujuan, identitas, tanggal lahir, dll yang berbeda-beda dan kita harus mencetaknya itu sebuah pekerjaan yang merepotkan, satu sampai 10 lembar masih di bilang mudah, bayangkan kalau jumlahnya sangat banyak... 

Nah, untuk itu pada kesempatan kali ini saya ingin berbagi kepada sahabat semua bagaimana mempermudah pekerjaan itu dengan menggunakan fasilitas mail merge yang ada pada Microsoft Office Word dan menggabungkannya dengan Microsoft Access.

Berikut langkah-langkahnya...

1.  Buka dulu program Microsoft Office Word dan buatlah sebuah surat

     Saya beri contoh Surat Keterangan Kelakuan Baik, seperti berikut :

2.  Biarkan kosong pada bagian Nama, Tempat & Tanngal Lahir, No. Induk Sekolah, 
     NISN dan Nama Orangtua

3.  Selanjutnya, bikin data base Mail Merge-nya. 

     Klik menu Mailings pada Microsoft Word  >>  Select Recipients >> Type New List

     Maka akan mucul Dialog box seperti di bawah ini : 

4.  Klik Customize Columns

5.  Klik Delete sampai semua yang ada di File Names kosong.

6.  Klik Add... masukan nama pada kotak Type a name for your field kemudian Ok. 

     Lakukan seperti itu untuk Tempat & Tanngal Lahir, No. Induk Sekolah, NISN 

     dan Nama Orangtua dan hasilnya seperti gambar di bawah ini

 

 

7.  Klik OK dan pada dialog Box Address List klik OK lagi.

8.  Kemudian Simpan Data Address List tersebut dan berikan nama file-nya  

     Note : Lebih baik disatukan pada satu folder sama surat yang tadi telah 

     dibuat lebih dulu

9.  Kembali pada surat, letakan pointer mouse di sebelah nama yang tadi dikosongkan

     Pilih Insert Merge Field >> Pilih nama

     Pilih Insert Merge Field >> Pilih Tempat & Tanggal Lahir

     dst... pada tiap field. Lihat gambar di bawah ini ...

10.  Buka kembali File Data Address List tadi dan isikan data sesuai kebutuhan

11.  Setelah selesai, pilih Mailings >> Preview Results 

      
Catatan :
Nah, untuk melihat identitas yang berbeda pada setiap suratnya 

Pilih navigation record (First, Previous, Next atau last Record)

Demikian tutorial yang bisa disampaikan pada sore hari ini, mudah-mudahan tutorial panjang ini bisa dipahami dan bermanfaat buat sobat semua... 

Jika ada pertanyaan bisa mencantumkannya pada kotak komentar di bawah ini dan untuk para blogger yang sudah mahir mohon kritik dan sarannya... Terima kasih!

Untuk tutorial cara menetak Mail Merge klik disini